Расходы организации на мобильную связь
Бухгалтерский учет расходов на мобильную связь и их нормирование являются одним из достаточно трудоемких и сложных участков экономической работы в организации. Роль их сегодня значительно возрастает в связи с постоянным увеличением объемов разговоров, возможностью использования мобильного доступа в Интернет в служебных целях и предъявлением все более высоких требований к снижению административно-управленческих расходов в производство, обусловленных конкуренцией.
В настоящее время мобильная связь стала одним из самых популярных видов связи. Организации по причине необходимости использования мобильной связи в осуществляемой деятельности заключают договоры с операторами, предоставляющими услуги связи. Оформление этих расходов, их учет и налогообложение рассмотрено в данной работе.
При приобретении организацией мобильного телефона необходимо помнить, что средства связи, в т.ч. мобильные телефоны для сотовых сетей (за исключением бывших в употреблении), включены в Перечень товаров, подлежащих маркировке контрольными (идентификационными) знаками, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.04 №1280 и подлежат обязательной маркировке.
В зависимости от стоимости мобильного телефона, приобретаемого организацией в связи с производственной необходимостью, определяется порядок отражения в бухгалтерском учете расходов по приобретению мобильного телефона: он может относиться как к основным средствам, так и к предметам в составе оборотных средств.
При приобретении мобильного телефона организация самостоятельно решает, учитывать ли мобильный телефон как основное средство. При этом следует принимать во внимание величину стоимости, срок полезного использования, а также требования учетной политики. Предполагается, что срок службы телефона превышает 12 месяцев.
Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 23 марта 2004 г. №41 установлен лимит отнесения имущества к отдельным предметам в составе оборотных средств. Его величина определена в пределах 30 базовых величин за единицу. При этом стоимость телефонного аппарата принимается без налога на добавленную стоимость, даже если налог относится на увеличение стоимости имущества.
Таким образом, если в организации установлен лимит стоимости предметов, учитываемых в составе оборотных средств, до 30 базовых величин и стоимость покупаемого телефона не превышает указанной величины, то затраченные средства отражаются на соответствующих субсчетах счета 10 «Материалы». Стоимость телефона переносится на затраты по производству и реализации продукции, работ, услуг в установленном порядке согласно учетной политике организации. Например, в размере 50% стоимости предметов – при передаче их со склада в эксплуатацию, и 50% стоимости (за вычетом стоимости этих предметов по цене возможного использования) – при выбытии их за непригодностью или в размере 100% – при выбытии их за непригодностью.
Если стоимость мобильного телефона превышает лимит стоимости имущества, установленного учетной политикой организации, то данный телефон будет относиться к основным средствам. На затраты, учитываемые при определении налогооблагаемой прибыли, его стоимость будет переноситься путем ежемесячного начисления амортизации по данному основному средству.
Мобильный телефон работает с помощью батареи, срок службы которой ограничен. При приобретении мобильного телефона батарея входит в комплект к нему, и ее цена включается в первоначальную стоимость аппарата. При необходимости замены, т.е. приобретения новых батареи и (или) зарядного устройства, их с учетом стоимостного фактора можно учитывать в составе предметов в обороте (Дебет 10–5).
Приобретенные для производственных нужд мобильные телефоны приказом руководителя закрепляются за определенными работниками, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности за переданное имущество.
Расходы организации на мобильную связь состоят из расходов на приобретение и использование телефонных аппаратов и непосредственно расходов на услуги связи (получение абонентского номера (SIM-карты) и оплата текущих расходов). Основная их доля приходится на текущие расходы (на абонентскую плату, оплату телефонных разговоров). Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и кто является абонентом мобильной связи (на кого зарегистрирована SIM-карта).
На практике существуют различные способы организации корпоративной мобильной связи. Однако при заключении договоров с операторами мобильной связи чаще всего применяются два основных варианта, которые будут рассмотрены далее:
– телефон принадлежит организации, SIM-карта зарегистрирована на организацию;
– телефон принадлежит сотруднику, а SIM-карта зарегистрирована на организацию.
Учет телефонных аппаратов. При использовании мобильной связи необходимо определить: телефонные аппараты приобретаются организацией либо используются телефонные аппараты сотрудников.
Предполагается, что срок службы телефона превышает 12 месяцев. В зависимости от стоимости мобильного телефона, приобретаемого организацией в связи с производственной необходимостью, его можно отнести как к основным средствам, так и к предметам в составе оборотных средств [8].
Если телефон относится к отдельным предметам в составе оборотных средств, его стоимость переносится на затраты, учитываемые в себестоимости и при определении налогооблагаемой прибыли в установленном порядке согласно учетной политике организации, если к основным средствам – путем начисления амортизации согласно выбранному организацией способу, закрепленному в учетной политике [7].
Следует отметить, что в 2010 г. законодательством разрешено не начислять амортизацию по всем или отдельным объектам основных средств, используемым в предпринимательской деятельности.
Личный мобильный телефон работника может использоваться организацией по договору аренды, безвозмездного пользования, по трудовому договору, дополнительному соглашению к нему об использовании имущества, для нужд нанимателя.
В случае, когда организация не приобретает мобильные телефоны, она вправе заключать с сотрудниками договоры аренды мобильных телефонов, договоры безвозмездного пользования. Кроме этих вариантов, работники, использующие свои мобильные телефоны в служебных целях, имеют право получать за это компенсацию. Ее размер и порядок выплаты определяются соглашением сторон, которое может быть оформлено отдельным договором с нанимателем или закреплено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) [12].
Если использование личных телефонов работников связано с производственной необходимостью, то и плата за аренду телефонного аппарата, и компенсация за использование для нужд организации телефонов, принадлежащих работникам, включаются в состав себестоимости продукции согласно «Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)», а также в затраты, участвующие при определении налогооблагаемой прибыли [2].
Доходы, полученные работником от сдачи в аренду, а также в случае выплаты компенсации за использование личного телефона в служебных целях, подлежат обложению подоходным налогом в общеустановленном порядке [3].
Если телефон работника, используемый по договору аренды или безвозмездного пользования, по стоимости относится к основным средствам, он учитывается в организации на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» [9].
При использовании личного телефона работника в служебных целях бухгалтерский учет стоимости телефона в составе основных средств не ведется, так как телефон фактически не передается организации (право владения и пользования остается за работником).
По нашему мнению, наиболее правильно заключать с работником договор об использовании личного телефона в служебных целях, так как в иных случаях (аренды и безвозмездного пользования) имущество должно передаваться в пользование организации, чего фактически не происходит.
Необходимость покупки аксессуаров к мобильному телефону требует обоснования их производственного назначения. Приобретение отдельных видов аксессуаров, не используемых определенными работниками в служебных целях, будет сложно обосновать. Например, приобретение для водителя системы «hands free» может быть оправдано, однако приобретение такой же системы для бухгалтера сомнительно. Стоимость аксессуаров, как правило, невысока, и их наличие никак не влияет на технические характеристики мобильного телефона, поэтому аксессуары учитываются отдельно как предметы в составе оборотных средств с соответствующим списанием на затраты организации.
Учет расходов на услуги связи. Операторы мобильной связи оказывают пользователям услуги связи на основании договоров, заключаемых в соответствии с гражданским законодательством.
По договору предоставления услуг мобильной связи оператор выделяет организации абонентские номера. Для каждого абонентского номера организация получает SIM-карту, в которой содержится выделенный телефонный номер. По своей сути SIM-карта является услугой оператора связи по предоставлению телефонного номера и по подключению к сети мобильной связи. В настоящее время, как правило, операторы мобильной связи не предусматривают плату за SIM-карту и подключение абонента. Вместо этого вносится определенная денежная сумма, которая полностью зачисляется на лицевой счет абонента в качестве авансового платежа и используется абонентом по мере оказания ему услуг связи. Считаем целесообразным по полученным с нулевой стоимостью SIM-картам организовать аналитический учет в разрезе каждого телефонного номера и (или) каждого работника, которому выдана SIM-карта с соответствующим номером.
Документом, подтверждающим факт оказания услуг мобильной связи, является акт оказания услуг. Операции по оказанию организациями услуг сотовой подвижной электросвязи, оказываемых абонентам, являются объектом обложения налогом на услуги по ставке 5% [11].
Сумма налога входит в стоимость оказываемой услуги, поэтому она подлежит отнесению за счет того же источника, что и услуги связи.
В состав расходов, связанных с использованием мобильной связи, включаются абонентская плата, оплата стоимости звонков, sms, роуминг, мобильный Интернет и другие услуги. Расходы организации по пользованию услугами мобильной связи, связанные с осуществляемой деятельностью, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) как услуги связи в составе прочих затрат. Эти расходы также относятся к затратам, учитываемым при налогообложении. Кроме того, необходимо помнить, что услуги связи следует включать в себестоимость продукции (работ, услуг) того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты – предварительной или последующей [10].
Вышеуказанные расходы в соответствии с законодательством не нормируются. Вместе с тем при пользовании услугами мобильной связи необходимо документально подтвердить, что эти расходы носят производственный характер. Иначе говоря, они должны быть документально подтвержденными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства. Действующим законодательством не установлены формы указанных документов и перечень документов, которые подтверждали бы производственный характер расходов, связанных с оплатой услуг связи.
Для того чтобы расходы учитывались в себестоимости и относились к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли, работники должны пользоваться услугами связи исключительно в производственных целях, а оформленные организацией документы должны соответствовать законодательству, содержать обязательные реквизиты.
Документами, подтверждающими понесенные организацией расходы, могут быть:
– договор с мобильным оператором на оказание услуг связи;
– утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо пользоваться мобильной связью;
– приказы о закреплении мобильных телефонов и (или) телефонных номеров SIM-карт за конкретными сотрудниками для исполнения ими своих должностных обязанностей;
– ведомости передачи сотрудникам мобильных телефонов, находящихся в собственности организации;
– ведомости передачи работникам SIM-карт, приобретенных организацией;
– акты оказания услуг связи;
– детализированные счета оператора мобильной связи в разрезе каждого числящегося за организацией телефонного номера (сведения по каждому номеру могут включать в себя номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги);
– отчеты сотрудников о произведенных звонках и других расходах, указанных в детализированном счете (составленный работником отчет по использованию мобильной связи для выполнения должностных обязанностей утверждается руководителем организации либо иным уполномоченным лицом);
– иные документы, подтверждающие служебный характер затрат.
Кроме того, считаем целесообразным приказом по организации установить условия использования работником мобильной связи, порядок учета телефонных разговоров, не связанных с производственной деятельностью, – возмещение работником или отнесение за счет собственных средств организации.
Для ограничения использования работниками мобильной связи приказом может быть установлен предельный лимит переговоров. Сумма превышения лимита, установленного руководителем организации, должна относиться за счет собственных средств организации либо удерживаться из заработной платы работника (на основании заявления). Однако при отнесении на затраты наличие лимита зво