Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Нижегородский Государственный Технический Университет им. Р.Е. Алексеева

Кафедра история и документоведение

История делопроизводства

Курсовая работа студентки

гр. 07-ДОУ дневного отделения Кулагиной О.О.

Научный руководитель

канд. ист. наук., доц.

А.Я. Александрова

Г.Нижний Новгород 2010г.

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования (составления, оформления, обработки и хранения документов). Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято.

От того насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организованна работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют шаги нашей жизни, начиная с рождения. Документ является носителем информации. Информация является основанием для принятия управленческих решений, также служит источником обобщения, материалом для справочно-поисковой работы. Документ – предмет и результат труда т.к. принятое решение записывают, закрепляют, документируют.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняется определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились правилами и нормами закрепленные в официальных законодательных и нормативных актах.

Общим ,в делопроизводстве, для всех видов и типов служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

В работе были использованы законы РФ:

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.).

Закон определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и системы документов, порядок правовой защиты информации.

Данный правовой акт регулирует отношения, возникающие в трех основных сферах при:

1. «Осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распределение информации;

2. Применение информационных технологий

3. Обеспечение защиты информации»[2, с.4]

Закон РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

Содержит ряд важнейших основных положений для документационного обеспечения управления:

Он дает определение документированной информации, соответственно документу. Устанавливает задачи документирования, порядок документирования информации, ее перевода в информационные ресурсы, придание документу юридической силы, ответственность государства и его органов за решение этих вопросов, называет перечень обязательной документированной информации, которую должны вести организации – юридические лица.

В статье 11 закона регулирующей документирование информации, пишется, что электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно, если иным нормативным актом не предусмотрена обязательность бумажного носителя.

«В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральным законом, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен»[2, c.10-11].

В связи с автоматизацией процессов документирования и распространения использования электронного документа, значительная роль в ряду законодательных актов отнесена федеральному закону от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи»(принят Гос. Думой 13 декабря 2002 г.: одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г).

Закон устанавливает правомочность использования цифровой подписи в электронных документах. При соблюдении всех требований электронная подпись в электронных документах признается равнозначной ручной подписи в документах на бумажных носителях[1, с. 4].

Важным нормативно-методическим документом, закрепляющим терминологию делопроизводства, который был использован в курсовой, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27.02.1998. «Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один термин стандартизированный термин. ГОСТ определяет основные термины делопроизводства: документ, документирование, правила документирования, система документации»[7, с. 1-13].

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии 3 марта 2003 г. «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов (подробно описано как оформлять каждый реквизит, где он должен располагаться, приводится несколько вариантов); требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» [8, с. 3]

Были использованы и периодические издания. Статья Храмцовской, в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии», дала взглянуть на проблемы связанные с применением Электронно-цифровой подписи(почему же она не распространена). Андреева в журнале «Делопроизводство» подробно дает перечень понятие связанных с документами. Так же определения были использованы из Закона "О стандартизации" федер. Закона от 10 июня 1993 г. № 5154-1 (принят на Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 25, ст. 917), закона " Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями на 23 июля 2008 года от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ [Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года], закона "О библиотечном деле" Федер. закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ[ Принят Государственной Думой 23 н6оября 1994 года].

Генеральный регламент.1720 и Общее учреждение министерств. 1811 г. дают возможность понять, как осуществлялось делопроизводство в XVIII и XIX вв. Определяют структуру органов занимающихся делопроизводством, численный состав, сроки.

Особо выделю книгу Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления):Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой, - М.:ЮНИТИ-ДАНА,2001.-359 С. В ней освещены вопросы современной регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с документами. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов.

Вся использованная литература дает возможность посмотреть, как осуществлялось делопроизводство на разных этапах.

Целью курсовой работы являлись накопление, закрепление и систематизация знаний об истории делопроизводства в России.

Основными задачами курсовой работы являлись:

- изучение понятия «документ», так как делопроизводство это процесс работы с большими объемами документированной информации. Для этого в первой части даются основные термины неразрывно связанные с понятием документ, такие как информация, юридическая сила, для более полной характеристики понятия «документ» раскрывается и понятие «реквизит». Для осуществления этой задачи были изучены и проанализированы нормативные документы, основные требования к составлению и оформлению документов, журнальные статьи, статьи известных делопроизводителей и документоведов.

-исследование основных этапов делопроизводства. Для этой задачи были изучены изменения этого процесса в хронологическом порядке, рассмотрено развитие в современных условиях, а также развивающаяся стадия перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту. Материалы были взяты из книг и статей.

В первой части работы «Понятие документ» содержаться основные профессиональные термины и определения, постоянно встречающимися в работе с документами, виды документов, нормативные документы которые используются при работе с документами.

Во второй части описано развитие делопроизводства в России, а также современное делопроизводство.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТ

1.1 Основные термины

1) Информация

2) Документирование

3) Документ

4) Документированная информация

5) Функции документа

6) Система документации

7) Унификация

8) Стандартизация

9) Делопроизводство, документационное обеспечение управления

10) Реквизит документа

Под информацией обычно понимают сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.[2, с. 2]Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения. Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации, на каком-либо документе (бумажном, магнитном и др.).

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документировании[2, с. 3]) должна осуществляться по установленным правилам.

Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[2, с. 3]

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

o информационную: являются носителем и источником информации;

o управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

o правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

o коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

o учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

o социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

o культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

o историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческо