Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.
Из подотчетных сумм могут быть оплачены:
1. Хозяйственные расходы приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы денежные документы и т.д. 2. Расходы на командировки
В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).
Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.
Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций (См. Кассовые операции: выдача подотчетных сумм).
После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.
В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.
Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба. 3. Оплата представительских расходов
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.
№ Содержание операции Дебет Кредит 1 Выданы из кассы подотчетные средства 71 50 2 Приобретены материалы из подотчетных средств 10 71 3 Учтен НДС по расходам с подотчетных сумм 19
71
4 Произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур) с подотчетных сумм 68
19
5 Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств 20/26 71 6 Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу 50 71 7 Возмещен перерасход подотчетных сумм 71 50 8 Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы 94 71
