При поступлении на работу в Старорусскую ЦБС необходимо провести передачу книжного фонда. Передача осуществляется по итогам проверки книжного фонда. При передаче проверка осуществляется совместно с увольняющимся работником, а также в присутствии работника отдела комплектования и обработки центральной библиотеки.
Проверка фонда — сличение каждой единицы с документами индивидуального учета с целью установления наличия в фонде произведений печати и других материалов. В ходе проверки выявляют состояние учета, правильность исключения книг, задолженность, недочеты в работе по сохранности фонда. Проверка фонда способствует восстановлению порядка в расстановке книг на полках, очищению фонда от ветхих и устаревших по содержанию книг, дублетной и непрофильной литературы.
Проверка фонда проводится периодически в соответствии с графиком утвержденном ЦГБ (не реже 1 раза в 7 лет), а также при смене ответственных за фонд.
Подготовка к проверке фонда состоит из нескольких процессов. Проверяют правильность расстановки книг, списывают ветхие экземпляры и передают дублетные. Редактируют алфавитный каталог, выборочно проверяют, изъяты ли из него карточки на выбывшие книги. Просматривают формуляры читателей, документы о выдаче книг в передвижные библиотеки, ликвидируют задолженность, приводят в порядок учет книг, полученных по внутрисистемному книгообмену. Для проведения проверки создается комиссия, которая осуществляет подготовительную работу: знакомится с документацией, инструктирует участников этой работы, организует проверку, подводит итоги. Способы проверки фонда: с помощью контрольных талонов; непосредственная сверка фонда с инвентарной книгой или «Описью инвентарных номеров» и др. Проверка фонда с помощью контрольных талонов. На каждую книгу выписывают контрольный талон. В нем указывают инвентарный номер, фамилию автора или первое слово заглавия. Каждый талон вкладывают в книгу. Члены комиссии проверяют правильность записей. На книги, выданные читателям или в передвижные библиотеки, талоны составляют по книжным формулярам и записям. На книгах, в читательских формулярах, в тетради книг передвижной библиотеки ставят отметку о проверке. Контрольные талоны расставляют в порядке инвентарных номеров, сверяют с инвентарными книгами, против записи ставят отметку о проверке. По инвентарной книге составляют список недостающих книг. Проверка фонда с помощью инвентарной книги заключается в сверке каждой книги с записью в инвентарной книге. Проверку проводят два работника: первый — снимает с полок одну книгу за другой (или берет формуляры выданных книг) и называет их инвентарные номера. Второй — по этим номерам находит записи книг в инвентарной книге. Проводят сверку книг и записей. На книги ставят отметку о проверке, а в инвентарной книге в графе «Отметка о проверке библиотеки» проставляют условный знак («галочку»); отсутствие условного знака свидетельствует о том, что отдельные книги не обнаружены в фонде или среди выданных читателям. Сведения об отсутствующих изданиях находят в «Тетради регистрации карточек учетного каталога» и учетном каталоге, выписывают на специальный лист. При проверке фонда по алфавитному каталогу талоны расставляют в алфавитном порядке. Просматривая алфавитный каталог, карточку за карточкой, сверяют его с талонами. Если на какое-либо издание талон отсутствует, сведения с карточки каталога выписывают на специальный лист. Проверка фонда по алфавитному каталогу библиотеки-филиала обеспечивает полное соответствие фонда каталогу, кроме книг проверку проходят и брошюры без инвентарных номеров. По итогам проверки фонда оформляют акт в двух экземплярах. К акту прилагается список отсутствующих книг, учтенных на балансе ЦБС. Перераспределение неиспользуемой литературы - безвозмездная передача из одних библиотек в другие на постоянное хранение и использование изданий, которые исключаются из фонда как экземпляры, малоиспользуемые или непрофильные, но сохраняют научную, художественную или историческую ценность и требуются для пополнения фондов других библиотек.
В ЦБС литература передается не только на постоянное, но и на временное хранение и использование. Передача литературы из одного структурного подразделения в другое названа внутрисистемным обменом. Подразделения системы, передающие материалы, являются фондодержателями, а подразделения, запрашивающие материалы, — получателями. Каждое подразделение может выступать и фондодержателем и получателем материалов. Управление передачей литературы во временное пользование осуществляет центральная библиотека. В целях лучшего удовлетворения запросов читателей и активизации использования литературы ЦГБ создан специальный отдел организации использования единого фонда — ОИЕФ.
Обязательно примите участие в передаче книжного фонда.
