Как составить цифровой отчет о работе библиотеки и что такое СБА?
Каждая библиотека в обязательном порядке составляет ежеквартально статистический и информационный (или текстовой) отчеты. Также она составляет годовой статистический отчет по форме 6-НК.
Ежеквартальный цифровой отчет составляется на основе книги суммарного учета библиотечного фонда, дневников библиотеки и «Дневника библиотечного пункта» (те библиотеки, которые их имеют). Если у вас правильно поставлен первичный учет, то составление отчета не представляет большого труда.
Каждая цифра должна высчитываться только по соответствующим документам: число читателей, указанное в отчете, должно совпадать с числом читательских формуляров и с числом читателей в дневниках работы; число книговыдачи должно соответствовать данным дневников библиотеки и записям выданных книг в читательских формулярах и т.д.
Ежеквартальный статистический отчет называется «Оперативные данные о работе библиотеки». Ниже представлен бланк этого отчета.
Каждая библиотека Старорусской ЦБС готовит два вида «Оперативных данных». В одном бланке отражается вся работа библиотеки за истекший период (считая с начала года), в другом — только работа с читателями детьми. Данные о работе библиотечного пункта включаются в общие «Оперативные данные». Заполняются все столбцы на бланке. Если какая-либо работа не проводится и не учитывается, то в соответствующем столбце ставится прочерк. «Оперативные данные» предоставляются в ЦГБ по окончании квартала, но не позднее 3 числа следующего месяца. Таким образом, на подготовку этого отчета отводится 1-2 дня. В библиотеке-филиале остаются копии «Оперативных данных», которые хранятся в специальной папке. Арифметические ошибки не допускаются! При подготовке отчета необходимо рассчитать средние показатели — посещаемость и читаемость.
Оперативные данные по работе _______________ библиотеки Старорусской ЦБС за _____ квартал 2004 года
«______» _____________________ 20 ___ года _______________ /Подпись/
Посещаемость - количество посещений, приходящихся на 1 читателя за истекший период. Посещаемость = Количество посещений : Количество читателей.
Читаемость — число изданий, выданных 1 читателю за истекший период. Читаемость = Общая книговыдача: Количество читателей.
Обратите внимание, на то, что многие показатели приводятся в сравнении с прошлым годом. Не забудьте после подготовки отчета провести статистический анализ работы своей библиотеки. Что такое «СБА»?
Справочно-библиографический аппарат (СБА) — это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов, используемых при раскрытии фондов библиотеки и обслуживании читателей.
Основные элементы СБА:
Система каталогов; Система библиографических картотек; Фонд справочных и библиографических изданий; Фонд неопубликованных библиографических пособий.
СБА библиотеки может изменяться в зависимости от изменения запросов читателей. Он содержит определенный запас информации, регулярно не запрашиваемой, но значимой и соответствующей вероятным запросам и информационным потребностям пользователей. СБА требует продуманности размещения его частей, поддержания в рабочем состоянии (своевременному выделению тематических рубрик в каталогах и картотеках, изъятия устаревшего материала).
Система каталогов. В библиотеках чаще всего применяются два дополняющие друг друга каталога — алфавитный и систематический.
Библиотечный каталог — перечень документов, имеющихся в фонде библиотеки, составленный по определенному принципу и раскрывающий состав библиотечного фонда.
Алфавитный каталог — библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке имен (фамилий) авторов или заглавий документов.
Алфавитный каталог необходим, прежде всего, во внутренней работе библиотеки, но обязательно предоставляется также и в пользование читателям. С помощью алфавитного каталога выясняется, есть ли в библиотеке определенная книга и в каких изданиях; какие книги того или иного автора представлены в фонде. В библиотеках-филиалах алфавитный каталог выполняет функции учетного каталога. В алфавитном каталоге карточки расставляются в общем алфавите. Предлоги рассматриваются как отдельные слова. Если первые слова книг, описанных под заглавием, совпадают, нужно учитывать второе, третье и т.д. Описания книг авторов-однофамильцев расставляются в алфавите инициалов. Описания произведений одного автора расставляются в «авторские комплексы» (Авторский комплекс представлен на странице 11). Каждая поступающая в библиотеку книга имеет каталожные карточки (для алфавитного и систематического каталога). Отличительная особенность карточки для алфавитного каталога — наличие инвентарного номера на обороте карточки. Карточки из книг вынимаются и вливаются в каталог в соответствии с авторским знаком. Изымаются же карточки из алфавитного каталога библиотеки-филиала после списания литературы. Эта работа проводится по актам после исключения литературы в учетном каталоге ЦБС (исключение проводит отдел комплектования).
Расположите фамилии авторов и заглавия в алфавите. Перепишите список в тетрадь.
Рабате Ж. Л. Работников С. Ф. Райан А. Райцес В. И. Рассказы греческих писателей Растения для нас Рахманов А. И. Раттер М. Ратиньяк Г. Рассказы и сказки русских писателей Раабе В. Радищев А. Райт С. Рассказы канадских писателей Рассказы белорусских писателей Рахманин О. Б. Растригин Л. А. Работа с книгами Райли Ю. Рассказ — 79 Ради мира на земле Растительный мир Земли Рахманин Б. Л. Рассказы ленинградских писателей Работа фельдшера Рассказов М. Я. Радько С. Ратмиров В. А. Растениеводство Рахманин Б. Л. Радивоевич Д. Райдан И. Н. Рассказ — 82 Ратнер Е. И. Райбан Х. Растимешин С. А.
Систематический каталог — библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. Систематический каталог предназначается в первую очередь для использования читателями. Систематический каталог позволяет узнать, какие издания по всем отраслям знания есть в данной библиотеке и какие книги имеются по определенной области науки и техники. Карточки для систематического каталога поступают в библиотеку вместе с книгами и расставляются в соответствии с индексом ББК, а исключаются после списания этих книг.
Система библиографических картотек — важная часть справочно-библиографического аппарата. Библиографические картотеки оперативно, отражают фонд периодических, продолжающихся изданий и сборников, раскрывают содержание произведений в разных, аспектах, сообщают о публикациях новых произведений. Картотеки служат важным дополнением к каталогам библиотеки и печатным библиографическим пособиям. Виды библиографических картотек, создаваемых в библиотеках, разнообразны. Обязательными являются общая систематическая картотека журнальных и газетных статей, краеведческая картотека, две-три тематические картотеки. При организации картотеки определенного вида руководствуются принципом типичности поисковых ситуаций.
Редакция картотек — их содержания и схемы — обязательна. Редакцию содержания следует проводить регулярно. Рекомендуемый срок хранения карточек в картотеках — 5 лет (за исключением краеведческой картотеки). Записи более ранних сроков публикации сохраняются выборочно, с учетом уникальности тематики отраженных документов.
Как правило, для картотек отбираются научно и художественно значимые, оригинальные по содержанию и форме документы, а также те, авторы которых стремятся объективно и с разных точек зрения рассматривать актуальные проблемы. Вместе с тем, не вводя цензуру, нужно отказаться от росписи антигуманных, противостоящих положениям «Конституции Российской Федерации» изданий (фашистских и полуфашистских, порнографических, популяризирующих наркотики, насилие, национальную и религиозную нетерпимость и т. п.).
Систематическая картотека газетных и журнальных статей (СКС) по построению аналогична систематическому каталогу. Но нельзя механически следовать индексам, поставленным на печатных карточках, так как эти индексы в ряде случаев недостаточно точны, а иногда статьи на одну и ту же тему индексируются по-разному, в зависимости от того, в журналах какого профиля они напечатаны. Поэтому в картотеку часто включают тематические и предметные рубрики. Внутри разделов и подразделов карточки можно группировать по конкретным вопросам, по авторам произведений, по фамилиям лиц, которым посвящены материалы, и т. д. СКС собирает материалы о жизни и деятельности государственных и политических деятелей, ученых, художников, писателей, композиторов, актеров. Эти разделы представляют собой «персональные гнезда» и организуются в алфавите фамилий тех лиц, о которых собран материал. Но в соответствующих разделах. Если накапливается много карточек, то их группируют по отдельным вопросам жизни и творчества и выделяют специальными разделителями. Тематические картотеки - отражают документы по определенной теме. Особенности тематических карточек заключаются в их актуальности, в возможности оперативно пропагандировать разные виды произведений печати. В тематической картотеке существенную роль играют справочные аннотации, не только, раскрывающие содержание произведений, но и показывающие особенности рассмотрения одной и той же темы разными авторами. Краеведческая картотека (каталог) - это специальная картотека, которая отражает документы краеведческого содержания, не зависимо от их наличия в фонде библиотеки. По группировке материала эта картотека является систематической. Для систематизации применяются «Таблицы для краеведческих каталогов библиотек». Картотека названий художественных произведений - специальная картотека, которая позволяет быстро установить фамилию автора того или иного произведения. На каждой карточке картотеки указывается название произведения, его жанр, фамилия и инициалы автора, шифр. Карточке расставляются в алфавите заглавий произведений. Фонд справочных и библиографических изданий. Состав изданий и полнота фонда обусловлены тем, какой объем библиографической работы выполняет библиотека, какие группы читателей она обслуживает. В состав справочного фонда обычно входят официальные документы, энциклопедии и энциклопедические словари, справочники, статистические сборники, календари, сборники крылатых слов, пословиц и поговорок, библиографические пособия.
Фонд неопубликованных библиографических пособий - это часть СБА, содержащая оригиналы или копии выполненных в процессе справочно-библиографического обслуживания письменных справок, а также оставшиеся в рукописи библиографические пособия и полученные в порядке обмена из других библиотек аналогичные материалы. Основную его часть составляют копии письменных справок, он иногда бывает ограничен только ими, и тогда его принято именовать фондом выполненных справок.
В последнее время важным элементом СБА (хотя и не обязательным) становятся тематические подборки, досье и дайджесты. Они составляются при устойчивом читательском интересе к какой-либо проблеме и отсутствии книжных публикаций по ней. Структура тематической подборки:
титульный лист, где помимо темы указываются хронологические границы отбора документов или начала сбора информации; оглавление; копии текстов (или сами документы), сгруппированные определенным образом; библиографический список всей выявленной литературы (а не включенной в подборку).
Досье — составленная по определенному плану, развернутая характеристика объекта (организаций, лиц). Основу досье составляет фактическая информация, которая постоянно нуждается в уточнении. Дайджест — это фрагменты текстов многих документов, подобранные по определенной теме, не обеспеченной обобщающими публикациями. Каждый фрагмент, извлеченный из текста, должен сопровождаться ссылкой на описание документа в целом.
Изучите состав и структуру СБА своей библиотеки и сравните его с СБА ЦГБ. Схему СБА отразите в тетради.
