Статистический учет в библиотеке — это регистрация, подсчет и количественная характеристика объема, состава и движения библиотечного фонда; числа и состава читателей и книговыдач; объема и состава массовой, библиографической, методической и других видов библиотечной работы для изучения деятельности библиотек, обобщения результатов и последующего планирования развития библиотечного дела.
Различаются 3 вида учета — оперативный (или первичный), статистический и бухгалтерский, которые тесно связаны между собой. В оперативный или (первичный) учет входит систематическая регистрация каждого процесса работы библиотеки тотчас по выполнению его: своевременное оформление документов на поступление и выбывшие книги, запись полученной литературы в книгу суммарного учета и инвентарную книгу, заполнение читательских формуляров и запись в них выданных книг, регулярное ведение «Дневника работы», который заполняется по установленным формам и правилам. Без оперативного учета невозможен никакой другой учет библиотечного дела. Кроме оперативного учета, в библиотеке ведется статистический учет. В конце каждого месяца, квартала и года подводятся количественные итоги о книжном фонде, читателях, книговыдаче, посещениях, библиографических справках, массовых мероприятиях и т.д. Цель статистического учета — установить точные данные о величине, составе и движении библиотечного фонда, числе и составе и книговыдаче, а также об объеме массовой, информационно-библиографической, методической работы, а также о внестанционарных формах обслуживания. Все эти сведения получаются на основе оперативного учета в «Дневнике библиотеки». Бухгалтерский учет имеет целью документальную регистрацию всех поступлений и расходов материальных ценностей библиотеки: книжного имущества, оборудования, столов, стульев, витрин и т.д. Расходование денег должно подтверждаться документами — это чеки и счета соответствующих организаций, квитанции об уплате денег за платные услуги и т.д. В нашей ЦБС бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией комитета по культуре и делам молодежи Администрации г. Старая Русса и Старорусского района. Учет работы библиотеки ведется в двух режимах:
ежедневный учет; подсчет итогов за месяц.
Правильная постановка отчетности в библиотеках служит 3 целям: во-первых, правдивому и полному ознакомлению Администрации города и района и всего населения с тем, что делается в библиотеках; во-вторых, привлечению к работе самого населения и, в-третьих, вызова соревнований библиотечных работников через профессиональные конкурсы.
Для библиотек введены единые государственные формы учета и отчетности.
Каждая библиотека должна систематически вести учет своей работы по этим формам и своевременно представлять в вышестоящие органы, ведающие библиотеками. В условиях централизации в ЦГБ ежеквартально до 3 числа (последующего месяца) предоставляются отчеты (статический, информационный или текстовой о массовой работе). ЦГБ ваши отчеты сводит в единый отчет по Старорусской ЦБС и передает его в комитет по культуре и делам молодежи и Новгородскую областную библиотеку. Учет читателей. Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров. Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в карточке регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей. Посещаемость - один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке. Учет числа посещений ведут все подразделения ЦБС, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.
В число посещений не должны включаться посетители массовых мероприятий, организуемых библиотекой вне своего помещения, а также участники научно-практических конференций, совещаний, семинаров, экскурсий по библиотеке, и мероприятий, проводимых в стенах библиотеки другими организациями.
Как осуществлять учет выдачи изданий — смотри главу «Как оформить книговыдачу?». Вопросы учета книжного фонда библиотеки обсуждались в главе «С чего начать?». О том, как вести учет справочно-библиографической и массовой работы будет рассказано далее в главах «Как подготовить отчет о справочно-библиографической работе?» и «Как составить отчет о массовой работе?».
