В САМОМ НАЧАЛЕ МОЕЙ КАРЬЕРЫ торгового представителя я услышала историю, которая оказала на меня и мой стиль работы серьезное влияние. История повествовала об управлении временем и касалась Айви Ли, ведущего эксперта по эффективности и продуктивности производства, и Чарльза Шваба, президента в то время небольшой компании «Бетлехем Стил».Айви Ли позвонила Швабу и сообщила: «Я могу повысить эффективность вашего производства и уровень ваших продаж, если вы позволите мне провести но пятнадцать минут с каждым из ваших управляющих».Естественно, Шваб спросил: «А во сколько мне это обойдется?»«Вы ничего не заплатите,- сказала Ли, — если не будет результата. А через три месяца вы можете выслать мне чек на сумму, равноценную полученному результату. По рукам?» Шваб согласился, поэтому Ли провела с каждым из управляющих молодой борющейся за существование сталелитейной компании по пятнадцать минут и просила выполнить одно-единственное задание. В течение последующих трех месяцев все управляющие каждый вечер должны были составлять список из шести самых важных дел, которые необходимо было осуществить на следующий день. А в завершение управляющий должен был пронумеровать пункты в зависимости от их важности.
«Каждое утро начинайте с дела помер один,— говорила она им,— и вычеркивайте его, когда закончите им заниматься. Просто последовательно работайте над осуществлением этих шести пунктов. Если вы что-то не закончите, то это дело перейдет в список следующего дня». К концу третьего месяца эффективность производства и уровень продаж возросли до такой степени, что Шваб отправил Ли чек на 35 000 долларов. Это большая сумма за такой скромный объем работы, сегодня эти 35 000 долларов, возможно, эквивалентны 350 000 долларов! Меня поразила эта история. Я подумала, что если Чарльз Шваб оценил подобный список в 35 000 долларов, то для меня он стоил 35 долларов. И обдумывая мораль вышеуказанной истории, я достала из сумочки старый конверт и записала шесть самых важных дел на завтрашний день. И всю свою жизнь я каждый день составляла этот список за 35 000 долларов.
Каждому когда-то советовали создавать список, но услышанная история убедила меня в том, что этот инструмент может означать деньги в моем кармане. И список стал для меня механизмом, который позволял всегда быть начеку. Так легко погрязнуть в тысяче важных дел, до конца не осознавая, с чего стоит начать. Список решает эту проблему. Он заставит вас решить, какое из заданий самое важное, и именно поэтому необходимо сохранить его коротким. Не усердствуйте без меры и не записывайте семнадцать дел, которые нужно завершить, — потому что взглянув на это число, вы подумаете: «Это невозможно сделать». С шестью легко справиться. И если вы достигнете момента, когда вы с легкостью будете расправляться с этими делами, обдумайте возможность решения более сложных задач!
Самое важное: вы должны пройти через физическое движение - начертание списка на листе бумаги. Слишком просто пробежать по воображаемому списку в уме и проигнорировать или отложить что-то, чего вы хотите избежать. Если дело занесено в список — оно настоящее. Иногда я слишком занята и не могу найти время, чтобы свериться со списком, но когда я смотрю на пего вечером, то обычно обнаруживаю, что выполнила большинство из шести дел. Я думаю, это связано с тем, что факт написания заданий делает их более значимыми, и я подсознательно работаю над достижением ежедневных целей.
Приведение в порядок моего рабочего места — это еще один ключ к организации моего рабочего дня. Я ненавижу работать за загроможденным столом, поэтому каждый вечер я разбираю бумаги таким образом, чтобы завершенные проекты оказались в одной папке, текущие дела в другой, материалы, требующие рассмотрения,— в третьей пайке и так далее. Таким образом, я завершаю каждый рабочий день с аккуратным столом. Когда я прихожу на следующее утро, моя секретарь уже разложила папки в соответствии со списком за 35 000 долларов, и я начинаю трудиться, двигаясь от одной к другой. Вместо того, чтобы перебирать все бумаги в поисках «лакомого кусочка» (чего-то такого, что мы по-настоящему склонны сделать), я начинаю с того, что стоит под первым номером в списке. Несмотря ни на что. Даже если на поиски ответов на вопросы из первого письма уходит два часа, я не начинаю заниматься следующим делом до того, как закончу предыдущее. Я продолжаю разбирать письма, но порядку до тех пор, пока не дойду до конца стоики. Я рассматриваю каждый документ только один раз. Думаю, что последнее замечание очень важно, иначе вы берете письмо и говорите: «Боже, я не знаю, как на это ответить, мне нужно подумать».
Обычно вы откладываете письмо, через пару часов снова обращаете на него внимание и до сих пор так и не знаете, что с ним делать. Лучше собрать факты и принять решение. Я считаю, что перекладывание бумаг становится препятствием для многих неэффективных менеджеров. Я убеждена — необходимо браться за ту работу, которая у вас под рукой. Мне кажется, что неэффективные менеджеры к тому же переводят больше времени на беспокойство, чем ушло бы на выполнение задания. Они целый день волнуются, вместо того, чтобы просто разобраться с проблемой. Это происходит потому, что люди боятся потерпеть неудачу или не хотят глупо выглядеть. Но помните: если вы не готовы проиграть, вы никогда не преуспеете.
Организуя работу, я всегда помню о законе Паркинсопа: «Работа увеличивается, чтобы занять время, для нее предназначенное». Как это справедливо! Помните, как в субботнее утро вам сделали сюрприз — позвонил кто-то из друзей или родственников, живущих в другом городе: «Привет, мы подъезжаем к городу и будем у вас примерно через полчаса»? Помните, как прошлой весной вам удалось провести генеральную уборку за полчаса? Или как вы смогли уложить вещи для непредвиденного путешествия в течение трех часов, когда обычно тратите на это дня два? Это все закон Паркинсона в действии.
Я использую этот принцип с пользой для себя, устанавливая временные ограничения на каждое, пусть даже маленькое, дело. Раньше, когда я сама стирала и гладила белье, я давала себе три минуты на одну рубашку. Если я стелила постели, то на каждую должно было уходить не более двух минут. Или я ставила эксперимент, смогу ли я сделать уборку на кухне за десять минут. Побеждать бег часов стало для меня игрой! Для меня это идеальный вариант — игра напоминала мне, что вне зависимости от того, чем я занималась, мое время всегда оставалось ценным. Время слишком драгоценно, чтобы им разбрасываться! из книги Мэри Кэй Эш "Mary Kay. Путь к успеху"
