Динамично изменяющийся рынок вынуждает бизнес постоянно менять свои цели. Чтобы сегодня достичь амбициозных высот, необходимо выполнять новые задачи, переориентировать бизнес-процессы и пересматривать функции отдельных подразделений. Руководство компании понимает, что для этого требуется высоко квалифицированный персонал. Оценка квалификации и потенциала сотрудников компании — задача департамента по управлению персоналом, поэтому наши эйчары разработали и совместно с руководителями структурных подразделений внедрили процедуру аттестации.
Для каждого добросовестного, целеустремленного профессионала аттестация — реальный способ еще раз проверить свои знания и навыки, продемонстрировать способности, донести до руководства собственное мнение, проявить себя с лучшей стороны! Для грамотного, заинтересованного в развитии своих людей руководителя аттестация — это бесценная возможность посмотреть на подчиненных (и коллег) с другой точки зрения. Оценив потенциал каждого сотрудника, руководитель получает «живой» материал для принятия важных управленческих решений.
Да, аттестация* — это испытание, и как любое испытание, она заставляет человека немного поволноваться. Но чувство удовлетворения, которое переживают и сами сотрудники, и их руководители после успешного прохождения всех процедур оказывает мощнейшее влияние на их самооценку и мотивацию. Не использовать этот фактор в управлении персоналом было бы большой ошибкой.
Нельзя, конечно, не учитывать, что само слово «аттестация» для многих сотрудников является негативным раздражителем; излишние эмоции и страх иногда могут вызывать резкое сопротивление принятой процедуре. У каждого человека на то есть свои причины. Порой переубедить людей бывает очень трудно — но, тем не менее, это возможно! Конечно, начинать руководителям и эйчарам нужно с себя — изменяя свое собственное отношение к оценочным процедурам. Опыт проведения аттестации в нашей компании это доказывает.
ПТК ООО «Агромат» имеет сложную структуру, в которую входят собственные торговые центры, складские комплексы, производственные подразделения и офисные центры. Большое число сотрудников и удаленность подразделений вносят свои особенности во все управленческие процессы.
Единовременно провести аттестацию всех работников компании практически невозможно, поэтому мы проводим ее поэтапно. Совместно с руководителями структурных подразделений нами был составлен график проведения аттестации — таким образом, чтобы даты мероприятий не совпадали. Поэтому аттестация у нас проводится круглый год — она является неотъемлемой частью процесса управления персоналом.
За подготовку к аттестации в компании отвечает департамент по работе с персоналом.
Задачи наших эйчаров:
разработка нормативных документов и оценочных форм;
обучение руководителей аттестуемых подразделений;
инструктаж сотрудников аттестуемых подразделений;
анализ заполненных индивидуальных оценочных форм и характеристик;
ведение аттестационной беседы и наблюдение за соблюдением процедур;
подготовка отчета об аттестации;
организационное обеспечение проведения процедуры аттестации.
В каждом структурном подразделении, где проводится аттестация, назначается сотрудник, который отвечает за подготовку и организационные вопросы. Ответственным может выступать руководитель подразделения, его заместитель, администратор или офис-менеджер (выбор кандидатуры зависит от структуры и численности конкретного подразделения).
Ответственный за проведение аттестации сотрудник:
составляет списки сотрудников, подлежащих аттестации в данном отчетном периоде;
согласовывает дату проведения аттестации с каждым сотрудником;
фиксирует все вопросы и проблемы, возникающие в процессе заполнения аттестационных форм и характеристик;
собирает заполненные документы, а также передает все необходимые сведения в департамент по управлению персоналом;
доводит до сотрудников информацию, связанную с проведением аттестации;
готовит помещение для заседания аттестационной комиссии.
У нас разработано единое для всех структурных подразделений «Положение об аттестации сотрудников компании «Агромат». Процедура аттестации, форма проведения и требования к аттестации — единые для всех ее сотрудников. В то же время для каждой должности нами был разработан индивидуальный набор компетенций, профессиональных и личностных характеристик (исходя из основных задач подразделения). На основе этого набора составлены формы оценки сотрудников, занимающих различные должности.
До проведения аттестации сотрудники департамента по работе с персоналом совместно с руководителем подразделения определяют основные цели и задачи аттестации. В помощь им мы разработали удобную форму (приложение 1). Заполненную форму руководитель отправляет в департамент по работе с персоналом.
Во всех подразделениях компании процедура аттестации состоит из трех этапов:
Подготовительный.
Аттестационный.
Итоговый.
Наиболее важным (и самым продолжительным) является первый — подготовительный этап, который фактически охватывает весь промежуток времени между проведением последней и последующей аттестации. За этот период каждый сотрудник имеет возможность проявить себя: грамотно выполняя поставленные профессиональные задачи, выступая с инициативами, принимая участие в различных проектах, корпоративных мероприятиях и т. д. При подготовке к аттестации на каждого работника компании готовится три документа:
«Отзыв-характеристика» — заполняется непосредственным руководителем (приложение 2).
«Форма оценки уровня развития компетенций» — заполняется непосредственным руководителем (приложение 3).
«Анкета для самооценки сотрудника» — заполняется самим сотрудником (приложение 4).
Все формы разработаны таким образом, чтобы их было удобно заполнять и чтобы этот процесс занимал как можно меньше времени.
Непосредственно перед проведением аттестации сотрудник заполняет анкету для самооценки и знакомится с отзывом — характеристикой, данной на него непосредственным руководителем. Кроме того, он получает форму оценки уровня развития своих компетенций и анализирует (совместно с руководителем) результаты своей деятельности за последний период (полгода, год). Подготовительный этап на этом заканчивается.
Аттестационный этап.
В назначенный день члены аттестационной комиссии проводят аттестационную беседу с каждым сотрудником подразделения. Для каждого подразделения формируется своя аттестационная комиссия. Ее членами назначаются представители тех подразделений, которые наиболее тесно взаимодействуют с аттестуемыми сотрудниками. Как правило, в нее включаются:
сотрудники департамента по работе с персоналом;
непосредственный руководитель аттестуемого сотрудника;
За счет того, что в аттестационную комиссию включается широкий круг специалистов и руководителей, обеспечивается максимально объективная комплексная оценка каждого сотрудника. Возникающие иногда спорные вопросы решаются путем голосования членов аттестационной комиссии — в соответствии с утвержденной в Положении процедурой.
Во время проведения заседания аттестационной комиссии каждый аттестуемый сотрудник имеет возможность дать собственную оценку своей деятельности, а также право оспорить оценки и характеристику, данную ему непосредственным руководителем. Надо отметить, что были случаи, когда аттестационная комиссия принимала сторону сотрудника, при этом непосредственный начальник признавал свои оценки неточными или ошибочными. (Это происходило в том случае, когда руководитель подходил к аттестации формально.)
После завершения аттестационной беседы сотруднику выставляется итоговая оценка; даются рекомендации относительно дальнейшего профессионального и личностного развития.
Аттестационная комиссия в своем заключении оценивает степень соответствия сотрудника требованиям компании к занимаемой им должности в данный момент времени. Положением об аттестации у нас предусмотрено четыре оценки: отлично, хорошо, посредственно и плохо.
Сотрудник, получивший оценку «посредственно», имеет возможность исправить ситуацию. Для этого он (вместе с руководителем) должен составить план индивидуального профессионального развития; после реализации всех предусмотренных планом мероприятий он получает возможность повторно пройти аттестацию (через три-шесть месяцев, в зависимости от сложности поставленных задач). Таким образом, устанавливаются открытые, понятные для всех «правила игры». В случае полного несогласия с оценкой аттестационной комиссии сотрудник в соответствии с утвержденной процедурой имеет право в оговоренный срок подать апелляцию на имя генерального директора компании.
Что значит «успешно пройти аттестацию»? «Успешность» результатов каждый сотрудник понимает по-своему, в зависимости от того, какие цели он перед собой ставит, и как относится к своей работе. Один человек согласен считать успехом только максимальную оценку и, соответственно, — повышение категории, должности, статуса. Другой рад одобрению руководителя, третий — подтверждению прогресса в своем профессиональном развитии. Сегодня возможность сохранить свое рабочее место и получить шанс еще раз проявить себя, согласитесь, тоже удача.
Как правило, сотрудники достаточно объективно оценивают свои трудовые достижения и профессиональный уровень, адекватно сравнивают себя с другими, поэтому результаты аттестации как для сотрудника, так и для руководителя редко бывают неожиданными.
Далее начинается заключительный этап процедуры аттестации — подведение итогов, принятие управленческих решений, постановка новых задач.
После окончания заседания аттестационной комиссии менеджер по оценке и мотивации персонала приступает к обработке и анализу собранной информации и составляет отчет о результатах проведенной аттестации. В отчете каждому аттестованному сотруднику дается краткая, емкая характеристика, учитывающая данную руководителем оценку и результаты аттестационной беседы. Благодаря этой комплексной характеристике руководитель подразделения получает дополнительный материал для принятия управленческих решений, а также оказания помощи сотруднику в составлении личного плана профессионального развития.
В отношении аттестации в нашей компании действует «неписанное» правило: в ней принимают участие все сотрудники компании, даже новички. Но для них эта процедура отличается от «типовой»: «молодежь» сразу ставят в известность, что комиссия не будет выставлять им оценку. Новые сотрудники готовятся к аттестации вместе со всем коллективом — заполняют документы, приходят на заседание аттестационной комиссии. Главная их задача — принять участие в аттестационной беседе, рассказать о своих первых успехах и достижениях в новой должности, о планах и пожеланиях.
Во время проведения аттестации недавно принятый сотрудник узнает много нового о компании, знакомится с представителями смежных подразделений, получает рекомендации по дальнейшему профессиональному развитию. Члены комиссии, со своей стороны, имеют возможность оценить, насколько успешно человек адаптировался в должности и «влился» в коллектив, а также «измерить» его потенциал.
Для новичков участие в аттестации является обучающим мероприятием. Общие эмоциональные переживания помогают им быстрее влиться в коллектив, стать частью команды.
Сегодня мы можем смело утверждать: аттестация в компании «Агромат» — это праздник профессионализма! Каждая наша аттестация ломает устоявшиеся стереотипы. Мы считаем, что так и только так необходимо воспринимать эту процедуру! Департамент по работе с персоналом старается убедить в этом не только руководителей подразделений, но и всех наших сотрудников.
