Контроль – процесс, обеспечивающий эффективное достижение целей организации. В функцию контроля входят:
учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации; сравнение результатов с плановыми показателями; выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей.
Место и значение контроля определяется тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.
Существует 2 типа контроля:
Стратегический (управленческий) – направлен на решение стратегических задач и тесно связан со стратегическим планированием и управлением. Тактический (административный) – призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ и планов.
В организации выделяют предварительный, текущий, заключительный контроль.
В “Энциклопедии современного управления” Р. Фалмер выделяет следующие формы контроля:
производственный контроль; управление запасами; контроль качества; финансовый.
В литературе существует ряд других подходов к выделению форм контроля, н-р:
контроль финансовых ресурсов; контроль материальных ресурсов; контроль человеческих ресурсов; контроль информационных ресурсов.
И.Н. Герчикова в книге “Менеджмент” классифицирует контроль как:
финансовый; качества продукции; ценообразования; административный (текущий).
Наряду с выше указанными типами контроля Ю.В. Кузнецов и В.И. Подлесных выделяют следующие формы контроля:
финансовый; производственный; маркетинговый; контроль качества.
1. Финансовый контроль
Осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Этот контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации (маркетинг, производство и само управление). Он включает в себя: бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей, отдачу инвестиций.
2. Производственный контроль включает в себя 6 функций:
последовательность операций; загрузка, т.е. распределение работ; производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция; предварительная оценка стоимости выполнения работ; диспетчирование - процесс текущего упорядочивания работы; отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется, выполнены ли планы.
3. Маркетинговый контроль базируется на:
анализе возможностей сбыта; анализе доли рынка; анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом; наблюдении за отношением клиентов.
4. Контроль качества Включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при использовании, надежность в эксплуатации, является одним из важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке.
Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к трем этапам:
Установление стандартов (норм), т.е. конкретных, поддающихся измерению, целей, имеющих временные границы. Для управления нужны стандарты в форме показателей результативности объекта управления всех его ключевых областей, которые определяются при планировании. Сопоставление со стандартами реальных результатов. На этом этапе сравнение показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии в принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. Измерение результатов (корректирование). Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять.
Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким требованиям:
быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль как неотъемлимую часть своих должностных обязанностей, даже если это ему не поручили); ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль рассматривается как средство достижения целей; должен носить непрерывный и регулярный характер; быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы; отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не только количество и срок, но и качество работы; быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют; быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в корректирование происходящих процессов; обеспечить проверяющих полной, необходимой понятной и лаконичной информацией; быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля; должен быть действенным, т.е. не ограничиваться выявлением фактического состояния объекта, но и сопровождаться соответствующими решениями.
В соответствии с этими требованиями, получила развитие система контроля - “контроллинг”.
Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учета, планирования, анализа, контроля на качественно новом этапе развития рынка; единая система, которая направлена на достижение стратегических целей фирмы.
Суть этой системы как маркетинга заключается в умении мыслить с позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической цели.
Системы контроля
Контроль и проверка выполнения работ по стратегическим планам и программам включает разработку взаимосвязанных систем контроля на предприятиях, которые включают в себя такие подсистемы контроля:
по технологическим процессам; по качеству продукции и работы; по соответствию с действующим законодательством, регулирующим деятельность предприятия; по выполнению отдельных заданий, этапов, направлений и стратегических программ и планов в целом; по выполнению решений, указаний, приказов, распоряжений высшего руководства предприятия; по соответствию с установленными финансовыми и экономическими параметрами функционирования предприятия.
На предприятиях используют различные системы контроля, отличающиеся по целям, задачам, объектам, методам и формам контроля.
Классификация действующих на предприятиях систем контроля выполнения
Признаки классификации
Виды используемых систем контроля
1. Цели и задачи системы контроля
Текущий контроль выполнения решений
Контроль за деятельностью отдельных производственно-управленческих подсистем
Стратегический
2. Время осуществления контроля
Предварительный
Текущий
Заключительный
3. Объект контроля
Сроки выполнения приказов, распоряжений и отдельных приказов
Качество работы отдельных исполнителей, групп или подразделений
Придерживание установленных параметров (нормативов, стандартов)- технических, экономических, организационных и т.д.
4. Глубина регулирующего влияния
Система наблюдения и получения информации в ходе выполнения работ
Оперативное вмешательство в процесс производства и управления
Контроль по результатам производственной и управленческой деятельности
5. Оборудование, используемое для контрольных операций
Журналы, картотеки, графики (ручные системы)
Автоматизированный контроль исполнения
Комбинирован ные системы контроля (машинно-ручные)
Опыт предприятий, умеющих хорошо организовать информационное обслуживание аппарата управления, показывает, что много проблем решается одновременно с использованием и разработкой информационно-управленческих систем (ИУС) разного типа. ИУС дает возможность:
накапливать информацию о прошлом и настоящем; иметь прогнозы развития события; составить представление о реальных делах, происходящих на предприятиях в каждый отдельный отрезок времени; отслеживать события во внешней среде.
