МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ БЭК-ОФИСА
Как известно, брокерско-дилерская компания (инвестиционный институт) организационно подразделяется на три направления:
- Торговые подразделения (“Фронт-офис”),
- Бэк-офис,
- Бухгалтерия.
Место бэк-офиса в брокерских и дилерских компаниях определяется его основным функциональным назначением, которое включает в себя:
оформление договоров и исполнение обязательств по сделке,
внутренний учет операций с ценными бумагами, ценных бумаг и денежных средств (собственных и клиентских),
формирование достоверной отчетности о состоянии собственного портфеля компании и денежных средств, выделенных на его формирование, а также отчетности о состоянии денежных средств и портфелей клиентов, т.е. формирование отчетности, необходимой для принятия правильного управленческого решения,
предоставление клиентам компании периодической отчетности о проведенных за его счет операциях и об остатках принадлежащих клиенту денежных средств и ценных бумаг.
Как видно из перечисленных выше функций, бэк-офис относится к основному, а не к вспомогательному «производству», т.е. он является не обслуживающим подразделением, а подразделением, осуществляющим основную деятельность компании.
Поэтому, мы считаем неверным положение о том, что бэк-офис не «дает» прибыли, поскольку размер прибыли зависит не только от стоимости проданного «товара», но и от скорости его обращения, что обеспечивает бэк-офис. К тому же компания в лице как торгового отдела, так и бэк-офиса продает клиенту «качественное» исполнение его поручений и, таким образом, обеспечивает компании хорошую репутацию.
Бэк-офис, выполняя вышеуказанные функции, заносит информацию в систему взаимосвязанных регистров внутреннего учета, обеспечивающих осуществление оперативного учета операций с ценными бумагами. Учет операций в бэк-офисе отражает этапы прохождения сделок и состояния ценных бумаг. Он основан на более широкой, нежели в бухгалтерии, информационной базе, поэтому система книг и журналов учета бэк-офиса существует независимо от бухгалтерии.
Структура бэк-офиса определяется размерами компании, содержанием и объемом операций. Небольшие компании могут иметь бэк-офис, не полностью формально обособленный от бухгалтерии. Достаточно крупные компании имеют обособленный бэк-офис с разделением на функциональные группы, отвечающие за определенные направления работы, связанные с исполнением документов и их учетом, поскольку каждый этап прохождения сделки связан с формированием, получением и отправкой определенных документов.
Процесс исполнения и учета сделок с ценными бумагами в общем виде включает в себя:
1. Документарное оформление сделки.
2. Непосредственное исполнение обязательств по сделке, а именно:
перерегистрация (поставка) ценных бумаг,
организация своевременной оплаты по договору.
3. Контроль за исполнением сделки.
4. Внутренний учет операций и этапов их прохождения.
5. Передача первичных документов в соответствующие подразделения.
6. Оперативная передача достоверных сводных данных в соответствующие подразделения для принятия оперативных управленческих решений.
7. Формирование соответствующей регулярной отчетности клиентам и контролирующим органам.
Из анализа технологического процесса видно, что он непосредственно связан с технологией прохождения документов, т.е. с документооборотом. ГОСТ определяет документооборот как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Управление документооборотом в процессе исполнения обязательств по сделке как раз и является одной из основных задач, стоящих перед бэк-офисом.
Процесс прохождения документов по сделке достаточно жестко регламентирован и предельно короток. Поэтому именно от качества организации документооборота зависит не только работа самого бэк-офиса, но и всей компании в целом, т.к. именно документооборот по сделке является составной частью основной деятельности брокерских и дилерских компаний.
Для того, чтобы разработать конкретную организационную структуру бэк-офиса компании и оптимальный процесс документооборота, необходимо определить и проанализировать проводимые операции, разбить их на этапы, определить документы, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки, а затем «построить конвейер» по прохождению документов, большинство из которых являются основанием для записей в регистрах внутреннего учета.
Для примера рассмотрим операции по купле-продаже акций (бездокументарных корпоративных ценных бумаг приватизированных предприятий).
Этапы, а также перечень и виды документов, связанных с тем или иным этапом, зависят от характера контрагента (физическое, юридическое лицо, предприниматель, резидент или нерезидент), от условий исполнения обязательств по сделке (например, кто перерегистрирует ценные бумаги) и от места заключения сделки (определят порядок и процедуру подписания и исполнения договора), от места учета прав по ценным бумагам (регистратор, депозитарий, номинальный держатель), а так же от наличия счета в системе учета прав по ценным бумагам и др.
Для начала рассмотрим сделку по покупке ценных бумаг у юридического лица - резидента, заключенную в РТС (Российской Торговой Системе), в результате которой ценные бумаги будут переведены на ранее открытый лицевой счет в системе учета регистратора. В данном случае у нас возникает обязательство по оплате, у контрагента - по поставке ценных бумаг. При этом «готовит» договор, регистрирует сделку и проводит перерегистрацию прав по ценным бумагам контрагент.
Исполнение нами обязательств по данной сделке (покупка - перерегистрирует контрагент) можно разбить на следующие основные этапы:
1. Заключение сделки торговым отделом.
2. Отправка подтверждения сделки.
3. Подписание договора и передаточного распоряжения.
4. Передача необходимых для перерегистрации документов.
5. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации.
6. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ.
7. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.
8. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации.
В зависимости от порядка исполнения обязательств (предпоставка или предоплата) изменится порядок прохождения этапов.
Рассмотрим как будут выглядеть этапы исполнения сделки по покупке в случае, если перерегистрацию прав по ЦБ берет на себя покупатель (покупка - перерегистрируем мы):
1. Заключение сделки торговым отделом.
2. Отправка подтверждения сделки.
3. Подписание договора и передаточного распоряжения.
4. Получение от контрагента необходимых для перерегистрации документов.
5. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов.
6. Получение от регистратора счета на оплату услуг.
7. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета.
8. Оплата счета на перерегистрацию
9. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг.
10. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ.
11. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации.
12. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ.
13. Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате.
Аналогично рассмотрим этапы исполнения сделок по продаже ценных бумаг.
Продажа - перерегистрируем мы:
1. Заключение сделки торговым отделом.
2. Получение подтверждения сделки.
3. Оформление договора и передаточного распоряжения.
4. Подписание договора и передаточного распоряжения.
5. Получение необходимых для перерегистрации документов.
6. Регистрация сделки в инвестиционном институте.
7. Передача регистратору необходимых для перерегистрации документов.
8. Получение от регистратора счета на оплату услуг.
9. Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате счета.
10. Оплата счета на перерегистрацию.
11. Передача регистратору платежного поручения об оплате услуг.
12. Получение от регистратора документа о перерегистрации ЦБ.
13. Передача контрагенту копии документа о перерегистрации.
14. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате.
15. Денежные средства поступили на наш расчетный счет.
Продажа - перерегистрирует контрагент:
1. Заключение сделки торговым отделом.
2. Получение подтверждения сделки.
3. Оформление договора и передаточного распоряжения.
4. Подписание договора и передаточного распоряжения.
5. Передача необходимых для перерегистрации документов.
6. Регистрация сделки в инвестиционном институте.
7. Получение от контрагента копии документа о перерегистрации.
8. Получение от контрагента факсимильной связью копии документа об оплате.
9. Денежные средства поступили на наш расчетный счет.
10. Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации.
Теперь на примере вариантов “Покупка - перерегистрирует контрагент” и “Продажа - перерегистрируем мы” определим перечень необходимых документов, с которыми связан тот или иной этап исполнения сделки.
Покупка - перерегистрирует контрагент
| № этапа | Содержание | Документы | Примеч. |
| 1 | Заключение сделки торговым отделом. | Тикет | |
| 2 | Отправка подтверждения сделки. | Подтверждение сделки | |
| 3 | Подписание договора и передаточного распоряжения. | Договор Передаточное распоряжение | |
| 4 | Передача необходимых для перерегистрации документов. | Доверенность | Если нужна выписка |
| 5 | Получение от контрагента копии документа о перерегистрации. | Копия уведомления (извещения) о проведении перерегистрации | |
| 6 | Подготовка служебной записки в бухгалтерию об оплате ЦБ. | Служебная записка | |
| 7 | Передача контрагенту факсимильной связью копии документа об оплате. | Платежное поручение | |
| 8 | Получение от контрагента оригинала документа о перерегистрации. | Оригинал уведомления (извещения) о проведении перерегистрации | |
Продажа - перерегистрируем мы
| № этапа | Содержание | Документы | Примеч. |
| 1 | Заключение сделки торговым отделом. | Тикет | |
| 2 | Получение подтверждения сделки. | Подтверждение сделки | |
| 3 | Оформление договора и передаточного распоряжения. | Договор Передаточное распоряжение | |
| 4 | Подписание договора и передаточного распоряжения. | Договор Передаточное распоряжение | |
| 5 | Получение необходимых для перерегистрации документов. | Доверенность | Если нужна выписка |
| 6 | Регистрация сделки в инвестиционном институте. | Договор Передаточное распоряжение | В учетном регистре |
| 7 | |